Dokumenty do sprzedaży mieszkania – lista

Brakujący dokument to najczęstsza przyczyna przesunięcia terminu u notariusza. Czasem wystarczy jedno zaświadczenie, żeby trzeba było czekać kolejny tydzień.

Dlatego przygotowaliśmy prostą listę. Nie musisz mieć wszystkiego od razu. Wiele dokumentów notariusz lub kupujący może pomóc zdobyć. Warto jednak wiedzieć, o co będą pytać.

Dokumenty potrzebne zawsze

• Dowód osobisty każdego właściciela, który sprzedaje mieszkanie.
• Podstawa nabycia, czyli dokument pokazujący, skąd masz mieszkanie. Może to być akt notarialny kupna, umowa darowizny, umowa ze spółdzielnią, dokumenty spadkowe albo postanowienie sądu.
• Numer księgi wieczystej. Księga wieczysta to publiczny rejestr, w którym zapisany jest właściciel i obciążenia. Notariusz sprawdzi ją elektronicznie.
• Świadectwo charakterystyki energetycznej. To dokument opisujący, ile energii zużywa mieszkanie. Od 2023 roku trzeba je przekazać kupującemu przy sprzedaży. Przygotowuje je uprawniona osoba. Koszt to zwykle kilkaset złotych.

Zaświadczenia ze spółdzielni lub wspólnoty

• Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach za mieszkanie (czynsz, fundusz remontowy, media rozliczane przez administrację).
• Przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu bez księgi wieczystej – zaświadczenie ze spółdzielni, że to prawo Ci przysługuje. Zwykle zawiera też informację o braku zaległości.
• Przy wspólnocie mieszkaniowej – zaświadczenie od zarządcy lub administratora.

Spółdzielnie wydają zaświadczenia w różnym czasie. Czasem w kilka dni, czasem po dwóch tygodniach. Warto złożyć wniosek wcześnie.

Jeśli księgi nie ma, a chcesz ją założyć, notariusz może złożyć odpowiedni wniosek przy okazji sprzedaży. Nie jest to jednak warunek sprzedaży.

Zaświadczenie zwykle trzeba odebrać osobiście albo przez pełnomocnika. Niektóre spółdzielnie przyjmują wnioski mailem. Zapytaj w swojej administracji, jak to wygląda u nich.

Zaświadczenia z urzędu

• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych z urzędu gminy lub miasta. Kupujący często o nie prosi. Jeśli ktoś jest zameldowany, warto ustalić, kiedy się wymelduje.
• Przy domu lub działce: wypis i wyrys z rejestru gruntów oraz informacja o planie miejscowym. Przy zwykłym mieszkaniu w bloku zwykle nie są potrzebne.
• Jeśli mieszkanie leży na obszarze rewitalizacji, gmina może mieć prawo pierwokupu. Notariusz sprawdzi to i poinformuje Cię, co zrobić.

Gdy jest kredyt lub dług

• Zaświadczenie z banku o saldzie zadłużenia na dzień sprzedaży, z numerem rachunku do spłaty.
• Promesa banku, czyli zgoda na wykreślenie hipoteki po spłacie.
• Przy egzekucji komorniczej – informacja od komornika o wysokości długu, odsetek i kosztów oraz sygnatura sprawy.
• Przy innych wpisach w księdze (na przykład hipoteka przymusowa z urzędu skarbowego lub ZUS) – informacja od wierzyciela o kwocie do spłaty.

Gdy mieszkanie jest po spadku

• Akt poświadczenia dziedziczenia od notariusza albo postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
• Potwierdzenie z urzędu skarbowego: zaświadczenie albo potwierdzenie złożenia formularza SD-Z2 (dla najbliższej rodziny, w terminie 6 miesięcy).
• Dokument, na podstawie którego zmarły nabył mieszkanie.
• Jeśli był dział spadku – umowa lub postanowienie o dziale.

Gdy sprzedajesz przez pełnomocnika lub po rozwodzie

• Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego – przy sprzedaży mieszkania zwykłe pełnomocnictwo na kartce nie wystarczy.
• Po rozwodzie: wyrok rozwodowy z klauzulą prawomocności oraz, jeśli był, dokument o podziale majątku.
• Przy intercyzie (umowie o rozdzielności majątkowej) – jej odpis.

Co zrobić, gdy czegoś brakuje

Zgubiony akt notarialny? Możesz zamówić jego wypis w kancelarii, w której go sporządzono. Nie wiesz, w której? Pomoże treść księgi wieczystej, bo wpisy wskazują dokumenty.

Brak księgi wieczystej? Księgę można założyć. Wniosek składa się do sądu wieczystoksięgowego. Często robi to notariusz przy okazji sprzedaży.

Brak dokumentów po zmarłym? Wiele z nich można odtworzyć w urzędach, spółdzielni lub archiwum sądowym. To wymaga czasu, ale jest możliwe.

Nie zniechęcaj się, jeśli lista wydaje się długa. W większości spraw brakuje jednego lub dwóch dokumentów, a resztę można uzupełnić w kilka dni. Najważniejsze jest, żeby zacząć wcześniej i nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę.

Dobra rada na koniec

Zadzwoń do kancelarii notarialnej na 1–2 tygodnie przed planowanym aktem. Zapytaj, czy w Twojej sytuacji potrzebne jest coś jeszcze. Poproś też o projekt aktu do przeczytania w domu.

Dobrze też zrobić kopie lub zdjęcia wszystkich dokumentów i trzymać je w jednej teczce. Jeśli coś zginie, łatwiej będzie to odtworzyć. Przy sprzedaży przez pełnomocnika skany można wysłać mailem, a oryginały dostarczyć później.

Prosty harmonogram przygotowań

• 3–4 tygodnie przed aktem: zamów zaświadczenia z banku i spółdzielni, zleć świadectwo energetyczne.
• 2 tygodnie przed aktem: skontaktuj się z notariuszem, prześlij skany dokumentów.
• Tydzień przed aktem: przeczytaj projekt aktu, zadaj pytania.
• Dzień przed aktem: przygotuj dowód osobisty i oryginały dokumentów w jednej teczce.
• W dniu wydania mieszkania: spisz stany liczników, przekaż klucze, podpisz protokół.

Jak możemy pomóc

Jeśli sprzedajesz nam mieszkanie, pomagamy zebrać wszystkie dokumenty: piszemy wnioski, kontaktujemy się ze spółdzielnią, bankiem czy komornikiem. Współpracujemy z notariuszami i sądami wieczystoksięgowymi, także przy zakładaniu księgi wieczystej. Konsultacja jest bezpłatna, a nieuporządkowane dokumenty to nie powód, żeby rezygnować z rozmowy.

Najczęstsze pytania

Kto płaci za świadectwo charakterystyki energetycznej?

Zwykle sprzedający, bo to on ma obowiązek je przekazać. Przy sprzedaży do nas możemy pomóc je zamówić.

Czy muszę się wymeldować przed sprzedażą?

Nie ma takiego obowiązku prawnego. Kupujący często jednak o to prosi. Termin wymeldowania można ustalić w umowie.

Ile ważne są zaświadczenia?

Nie ma jednej zasady. Notariusze zwykle oczekują zaświadczeń aktualnych, wydanych niedługo przed aktem. Zapytaj w kancelarii.

Czy mogę sprzedać mieszkanie bez księgi wieczystej?

Tak, jeśli to spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Wtedy potrzebne jest zaświadczenie ze spółdzielni.

Co zrobić z licznikami po sprzedaży?

W dniu przekazania spisuje się stany liczników w protokole. Potem trzeba zgłosić zmianę u dostawców prądu i gazu oraz w spółdzielni. Możemy w tym pomóc.